Värva ett möte

Är du intresserad av att ta ett möte till Kalmar, men osäker på var du ska börja? Här beskriver vi hur det går till att värva ett möte – och vem som gör vad.

Inledande research

Vad gör mötesambassadören?

• Har du fått upp ögonen för ett möte du vill ta till Kalmar? Kontakta mötesägaren för att se om Kalmar kan vara intressant som plats. Ta reda på hur det går till att ansöka.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Vi omvärldsbevakar ständigt för att hitta möten som passar Kalmars profil.
• Vi arbetar för att fler ska få upp ögonen för Kalmar som plats för möten.
• Vi arbetar också för att fler ska känna till de mervärden ett möte ger till en plats.

Lokal värd

Vad gör mötesambassadören?

• Kontakta Kalmar Convention Bureau för att berätta mer om mötet du vill ta till Kalmar.
• Det kan också vara vi som kontaktar dig för att fråga om du vill vara värd för ett möte.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Ibland är det vi som har hittat ett möte som passar Kalmars profil. Då letar vi efter en lokal ämnesexpert som kan stå värd för mötet.
• Tillsammans undersöker vi förutsättningarna för att få hem mötet. Vi tittar också gemensamt på hur mötet kan skapa nytta på destinationen.

Förankring och utvärdering

Vad gör mötesambassadören?

• Att stå värd för ett möte kan innebära en del arbete. Du behöver därför säkerställa att din organisation eller förening har tid och resurser att genomföra mötet.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Vi kan stötta dig i arbetet med att skapa lokal förankring.
• Vi kan också ge tips och råd kring vad det innebär att vara värd för ett möte.
• Vi kan även säkerställa kapacitet för mötet, till exempel genom att preliminärboka hotellrum, möteslokaler med mera.

Skapa och skicka en ansökan

Vad gör mötesambassadören?

• Du ger oss det underlag vi behöver för att ta fram en ansökan, till exempel information om mötet och om varför Kalmar bör stå värd.
• Ansökan skickas från oss och vi håller dig uppdaterad längs vägen.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

Vi ställer vi samman en ansökan för mötet, med hjälp av det underlag vi har fått från dig. I ansökan presenterar vi Kalmars styrkor och det upplägg mötet kan ha just här. Vi presenterar mötesanläggningar, boendemöjligheter, kringaktiviteter med mera.

Vi skickar in ansökan. Vi kan också anordna en så kallad "site inspection" om mötesägaren vill besöka Kalmar och uppleva förutsättningarna på plats. Du bjuds i så fall in att delta.

Beslut

Vad gör mötesambassadören?

• Om beslutet är positivt och mötet förläggs i Kalmar tar du över projektet från oss.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Om mötet förläggs i Kalmar lämnar vi över projektet till dig.
• Vi kan tipsa om kongressbyråer som kan hjälpa dig med planeringen, ibland har mötet redan en kongressbyrå eller Profesional Congress Organizer (PCO) kopplad till sig.
• Om beslutet är negativt dokumenterar vi varför Kalmar inte valdes för mötet.

Genomförande

Vad gör mötesambassadören?

• Det är mötesvärden som genomför mötet, ibland tillsammans med en partner.
• Fundera gärna på om Kalmar har unika projekt eller miljöer som ni vill lyfta fram i ert program.

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Vi finns som ett bollplank till dig som är värd hela vägen till genomförande. Vi kan till exempel hjälpa dig med idéer till kringaktiviteter och att hitta samarbetsmöjligheter.
• Vi kan också hjälpa dig med marknadsföringsmaterial om Kalmar.
• Utvärdering

Vad gör mötesambassadören?

• När ni utvärderar mötet vill vi gärna att ni även utvärderar hur det fungerade lokalt. Vi vill gärna ha feedback!

Vad gör Kalmar Convention Bureau?

• Vi utvärderar hur allt fungerade och vad mötet har inneburit för Kalmar.
• Vi diskuterar också möjligheten att få tillbaka mötet till Kalmar.